Fungsi Kesekretariatan dan Sekretariat Secara Lembaga

 

Seperti ulasan artikel sebelumnya yang menggambarkan tentang wajah baru sekretariat bersama (Baca : Wajah Baru Sekretariat Bersama NU Beserta Lembaga). Untuk lebih memaksimalkan fungsi sekretariat dibawah ini kita akan membahas pengertaian sekretariat itu sendiri :

Pengertian Kesekretariatan
Kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yang menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan lembaga organisasi, terutama yang  berkaitan dengan proses administrasi.

Pengertaian kesekretariatan merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris. Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretaiat dari lembaga-lembaga organisasi biasanya sebagai berikut :
1.    Penyelenggarakan surat-menyurat.
2.    Persiapan dan penyelenggaraan rapat organisasi
3.    Peneraan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
4.   Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagaianya.
5.    Pengaturan hubungan keluar.
6.   Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretariat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

Fungsi Kesekretariatan
Sesuai fungsinya dan bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi.  Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut :
1.   Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada tingkat struktur di atasnya maupun pada struktur dibawahnya atau yang memerlukan.
2.    Sebagai alat komunikasi antar lembaga secara perorangan maupun secara organisasi.
3.    Sebagai pusat dokumentasi (master file).

Adapun fungsi kesekretariatan yang paling utama adalah sebagai berikut :
1.   Mengatur dan memelihara segala dokumentasi yang mempunyai kegunaan bagi struktural untuk memperlancara fungsi-fungsinya.
2.    Memperlancara lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secacra internal maupun eksternal.

Pengertain Sekretariat
Sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan hal ini merujuk pengertian menurut Drs. Wursanto. Dari pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur :
1.    Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja sekretaris dan para bawahannya.
2.    Manusia atau para pegawai pelaksanan, pencipta tata cara dan tata kerja.
3.    Tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.

Pengertian kantor pada dasarnya bisa kita pahami sebagai berikut :
1.  Proses menangani informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi.
2.    Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
Kantor atau sekretariat tentunya dalam aktivitasnya menerapkan tata cara pelaksanaan kantor atau sekretariatnya masing-masing.

Sumber : http://debiregiregina.blogspot.co.id/2013/01/tugas-dan-peranan-sekretaris.html?m=1