Penyelenggaraan Administrasi Masjid

Surat yang dimaksud surat adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
a.  Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
b.  Mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan file khusus di komputer sebagai arsip.
c.  Dalam membuat surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan garis miring dan titik.
d.   Setiap penomoran surat mengandung 3 (Tiga) yaitu :
-    Nomor Surat
-    Kode singkatan Pengurus Masjid
-    Periode kepengurusan

Surat Pengurus Masjid Jami’ Baitussalam
Nomor     =    001/PMJB.V/I/2019
001    =    Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
PMJB    =    Pengurus Masjid Jami’ Baitussalam
V    =    Periode Kepengurusan (periode pengurus saat ini 2019-2024)
I    =    Bulan ditetapkannya surat
2019    =    Tahun Pembuatan Surat

- Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.
-  Untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman pada tata cara penomoran dibahas tersendiri.
-  Penandatanganan seluruh jenis surat harus menggunakan tinta warna hitam
-  Perlu nomor surat kepanitiaan

Stempel
Bentuk Stempel pengurus masjid berbentuk oval
Ukuran Stempel
-    Pembubuhan stempel masjid pada surat resmi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah-tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan.
-    Pengurus yang berwewenang stempel adalah Ketua dan Sekretaris masjid
-    Pembuatan stempel kepanitian harus mencantumkan Masjid Jami’ Baitussalam Desa Banglarangan, dengan ukuran yang serasi dan seimbang
Contoh Stempel :

Buku Agenda
a.    Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar maupun surat masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.
b.    Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain.
c.    Bisa juga dibuatkan file dokumen dalam komputer
d.    Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, jumlah kolom berjumlah 7 (tujuh) kolom atau menyesuaikan.
Contoh :
Agenda Surat Masuk

No	No. Surat	Tujuan Surat	Tanggal Surat		Hal	Ket
			Buat	Datang
1	2	3	4	5	6	7

Agenda Surat Keluar

No	No. Surat	Tujuan Surat	Tanggal Surat		Hal	Ket
			Buat	Kirim
1	2	3	4	5	6	7

Sumber : Sumber : Buku Saku Muharrik Masjid LTMNU dan PP Lakpesdam NU 2013
http://www.lazisnubanglarangan.or.id/2017/04/pedoman-penyelenggaraan-tertib.html