Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Lazisnu Banglarangan

Surat
1.  Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.

2.  Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannya buat di file atau di arsip.

3.  Dalam membuat surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.

4.  Setiap penomoran surat mengandung 4 item yaitu :
 -   Nomor Surat
 -   Tingkat Kepengurusan
 -   Unit Pengumpul Zakat disingkat UPZ
 -   Jenis Surat dan Nomor Urut.

Untuk Unit Pengumpul Zakat:
 -   Internal (Umum dan Khusus) dengan kode : 01
 -   Eksternal (Umum dan Khusus) dengan kode : 02

Jenis Penandatangan :
-    Jika penandatangan surat adalah Ketua dan Sekretaris, ditandai dengan kode : A-I
-    Jika penandatangan surat adalah Ketuda dan Wakil Sekretaris, ditandai dengan kode : A-II
-    Jika penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan Sekretaris ditandai dengan kode : B-I
-    Jika penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris ditandai dengan kode : B-II


Khusus yang berkaitan dengan masalah keuangan organisasi :
-   Jika penandatangan surat adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara / Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
-   Jika penandatangan surat adalah Wakil Ketua, Wakil Sekretaris dan Bendahara / Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-II
Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan.
-    Tahun Surat

Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.

Surat Pengurus Unit Pengumpul Zakat
Nomor            : 017.UPZ-I.L-B.01-008.A-1.01.2017

017 - Nomor urut surat keluar sejak awak periode kepengurusan
UPZ - Unit Pengumpul Zakat
I - Periode Kepengurusan ke I
L-B - Kode LazisNU Banglarangan
01 - Jenis Surat Internal
02 - Jenis Surat External
008 - Nomor urut surat jenis tersebut
A-I - Ditanda tangani Ketua dan Sekretaris
01 - Bulan ditetapkannya surat
2017 - Tahun pembuatan surat.

-   Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.
-    Untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman pada tata cara penomoran dibahas tersendiri.
-    Penandatanganan seluruh jenis surat harus menggunakan tinta warna hitam.
-    Perlu nomor surat kepanitiaan.

Stempel
a.   Bentuk Stempel
Stempel organisasi untuk tingkatan organisasi berbentuk persegi panjang bergaris tunggal.
b.   Ukuran Stempel
Stemple resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.
 -   Pembubuhan stemple organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah-tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan.
 -    Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah Ketua atau Sekretaris.
 -   Pembuatan stempel kepanitian harus mencantumkan lambang LazisNU disebelah kiri dan tulisan yang menunjukkan jenis kepanitiaan disebelah kanan, dengan ukuran yang serasi dan seimbang.

Contoh Stempel :

Buku Agenda
a.  Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.
b.  Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain.
c.  Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik surat maupun kedalam berjumlah 7 (tujuh) kolom.
Contoh :
Agenda Surat Keluar

Agenda Surat Masuk

Buku Kas
a.  Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi, harus tercatat dalam buku kas, terdiri dari :

b. Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo.

c.  Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil bendahara organisasi.

d.  Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, kecuali dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan organisasi.

Buku Inventarisasi
a.   Buku inventarisasi berfungsi untuk mencatan seluruh kekayaan atau barang-barang milik organisasi, agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap barang-barang tersebut, sebagai aset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti kepengurusan
b.   Model buku inventarisasi untuk organisasi dibuat dengan 7 (tujuh) kolom seperti berikut ini :
 Contoh :

c.   Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah sekretaris organisasi. (Fandi.Sekretaris LazisNU Banglarangan).